PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL (PTEE)

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Circular Externa Nro. 100-000011 del 09 de agosto de 2021 de la Superintendencia de Sociedades

 

A través de la Circular Externa Nro. 100-000011 del 09 de agosto de 2021 de la Super Intendencia de Sociedades, son introducidas algunas modificaciones sobre los Programas de Transparencia y Ética Empresarial, teniendo como fin fortalecer la implementación y el cumplimiento de estos.

En primer lugar, debemos resaltar que gran parte de los cambios son los criterios que establecen la obligatoriedad en la adopción del PTEE, teniendo que entidades con ingresos o activos de menor valor respecto a las que hoy en día se encuentran obligadas ahora lo son.

A continuación, detallamos los supuestos que establecen aquellas entidades obligadas con el PTEE:

1. Las Sociedades Vigiladas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado Negocios o Transacciones Internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, Contratista o por medio de una Sociedad Subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV.

2. Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV.

3. Las Empresas que (i) a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector. Estas Entidades solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción.

Una vez identificadas las entidades obligadas con la adopción de un PTEE, la circular también especifica algunos lineamientos donde recogen las mejores prácticas internacionales para el desarrollo de estos, es así como, en el siguiente apartado, extraemos algunas de estas prácticas a ser tenidas en cuenta, sin dejar a un lado, que estas instrucciones no sustituyen o libran de la evaluación, el autocontrol y administración de riesgos que debe hacer cada entidad de su caso particular y la forma en que se enfrentan dichos riesgos.

 

El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) integra todas las normas internas en materia de prevención y disminución de riesgos de corrupción y/o los riesgos de soborno transnacional, así como los procesos o mecanismos que logren mitigar la probabilidad que uno de estos delitos pueda cometerse por los colaboradores, contratistas, asociados, etc, que participan en las diferentes actividades de la empresa. Además, en el PTEE se evidencian los valores y principios que la organización asume como apropiados en la gestión de sus negocios de manera ética, transparente y honesta.

 

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Superintendencia de Sociedades (agosto 09,2021) Circular externa 100-000011 DE 2021. Modificación integral a la Circular Externa 100-000003 del 26 de julio de 2016 y adición del capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de 2017. Sección Quinta.

 

Procedimientos para la creación del PTEE

El PTEE deberá contener los procedimientos encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción y/o los Riesgos Soborno Transnacional. De acuerdo con las mejores prácticas internacionales, un PTEE deberá redactarse en forma simple y clara, de manera que pueda ser entendido por cualquier persona que tenga acceso a él.

 

El PTEE de la entidad obligada deberá cumplir con los siguientes elementos:

 

• Auditoria de cumplimiento: Así como las actividades de una Entidad Obligada cambian a lo largo del tiempo, también mutarán los Riesgos C/ST a los que esa Empresa esté expuesta. Por lo anterior, los PTEE deben ser dinámicos y estructurados de forma tal que puedan ser fácilmente modificados. En efecto, la mayor o menor complejidad de un PTEE dependerá, entre otros factores, de los Riesgos C/ST, la pertenencia a grupos empresariales, las actividades económicas que desarrolle la Entidad Obligada, los países en que opere, las personas con las que contrate y los tipos de Contratos Estatales que celebre. Con el fin de que en la Entidad Obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del PTEE se deberá designar un Oficial de Cumplimiento, conforme a las instrucciones establecidas en este Capítulo.

• Divulgación: La estrategia de comunicación, al igual que el contenido, idioma y estilo, dependerá de cada Entidad Obligada, conforme a su Política de Cumplimiento y su Matriz de Riesgo. Para diseñar la estrategia de comunicación, se deben tener en cuenta sus actividades económicas y los riesgos particulares de Corrupción a los que se ve expuesta.

• Capacitación: La capacitación es esencial para asegurar que el PTEE sea comprendido adecuadamente por las personas obligadas a acatarlo. Para los efectos anteriores, las capacitaciones deberán hacerse de manera habitual, conforme lo disponga el Oficial de Cumplimiento y reflejar las estrategias específicas de la Entidad Obligada para mitigar los Riesgos C/ST, aplicables.

• Canales de Comunicación: El PTEE debe incluir mecanismos que les permitan a los Empleados, administradores, Asociados, Contratistas e individuos vinculados a los anteriores, así como cualquier persona que tenga conocimiento de una conducta de Corrupción relacionada con la Entidad Obligada, la posibilidad de reportar de manera confidencial y anónima cualquier posible irregularidad en el cumplimiento del PTEE, al igual que cualquier posible conducta de Corrupción.

• Requisitos del Oficial de Cumplimiento: Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento de una Entidad Obligada, debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos: a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el

Riesgo C/ST y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.

A. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de Riesgo C/ST y entender el giro ordinario de las actividades de la Entidad Obligada.

B. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo C/ST y el tamaño de la Entidad Obligada.

C. No pertenecer a la administración, a los órganos sociales o pertenecer al órgano de revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Entidad Obligada.

D. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Entidad Obligada, esta persona natural puede estar o no vinculada a una persona jurídica.

E. No fungir como Oficial de Cumplimiento, principal o suplente, en más de diez (10) Empresas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.

F. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las sociedades que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de sociedades que lo conformen.

G. Estar domiciliado en Colombia.

 

• Identificación de Riesgos C/ST: El PTEE debe elaborarse con fundamento en la evaluación exhaustiva de las particularidades de cada Entidad Obligada de los posibles Riesgos C/ST a los que esté expuesta.

El principio de evaluación del Riesgo C/ST se orienta a que se adopten procedimientos de evaluación que sean proporcionales a la materialidad, tamaño, estructura, naturaleza, países de operación y actividades específicas de cada Entidad Obligada.

 

• Sanciones: El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en el presente Capítulo dará lugar a las actuaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a las Entidades Obligadas, su Oficial de Cumplimiento, su revisor fiscal o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 y el numeral 23 del artículo 7 del Decreto 1736 de 2020, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

• Recomendaciones de buenas prácticas: Esta Superintendencia, con el objeto de contar con más empresa, más empleo, y empresas competitivas, productivas y perdurables, recomienda la adopción voluntaria de PTEE, en la forma establecida en este Capítulo, a todas las personas jurídicas no obligadas (Entidad Adoptante), como una buena práctica empresarial y de buen gobierno corporativo, cuya efectividad les permitirá estar en una mejor posición frente al Riesgo C/ST.

• Plazos: Las Entidades Obligadas que a 31 de diciembre de cada año cumplan con los criterios establecidos en el presente Capítulo, dispondrán hasta el 31 de mayo del año siguiente, para adoptar su respectivo PTEE. Las Entidades Obligadas deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para la adopción del PTEE, informando acerca de su calidad de Entidad Obligada. En el evento en que, al 31 de diciembre de cualquier año, una Entidad Obligada dejare de cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 4 del presente Capítulo, continuará como Entidad Obligada por un periodo mínimo de permanencia adicional de tres (3) años a partir de dicha fecha. La Entidad Obligada que dejaré de estar incursa en los mencionados requisitos deberá informarlo por escrito a esta Superintendencia dentro del mes siguiente a la fecha en la que tal circunstancia ocurra.

Cordialmente,

 

 

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